ekspertax

  • Zwiększ rozmiar czcionki
  • Domyślny  rozmiar czcionki
  • Zmniejsz rozmiar czcionki
powrót Podatki dochodowe Koszt zakwaterowania w związku z podróżą służbową

piątek, 05 sierpnia 2011 11:42

Koszt zakwaterowania w związku z podróżą służbową

Opublikowane przez:  Zespół Ekspertax

Sprawdź, w jakich sytuacjach koszt zakwaterowania pracowników w związku z podróżą służbową podlega zwolnieniu od podatku dochodowego od osób fizycznych.

Spółka świadczy usługi budowlano-remontowe na terenie mieszczącej się w pobliżu spółki akcyjnej. Spółka wytypowała pracowników, którzy na podstawie polecenia wyjazdu służbowego będą realizowali zadanie służbowe w mieście poza określonym w umowie o pracę miejscem wykonywania pracy.

Na podstawie zapisu w regulaminie wynagradzania spółka pokrywa koszty podróży służbowych, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. Poza dietami w wysokości 23 zł za dzień, spółka pokrywa także koszty przejazdów i noclegów. Za wynajęte dla pracowników pokoje w hotelu pracowniczym spółka zostanie obciążona fakturami VAT.

Zatem, jak wynika z powyższego, spółka ma zamiar zapewnić swoim pracownikom nocleg w ramach odbywanej przez nich podróży służbowej poprzez wynajem pokoi w hotelu robotniczym, w związku z czym zostanie wystawiona faktura VAT na spółkę. Spowoduje to, że odbywający podróż służbową pracownicy nie będą musieli z własnej kieszeni pokrywać kosztów noclegu, tak więc niewątpliwie poniesienie przez spółkę ww. wydatków będzie się wiązać z powstaniem przychodu ze stosunku pracy u tych pracowników, jednakże będzie to przychód zwolniony z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy.

Zdaniem podatniczki, wypłacone diety i inne świadczenia (w tym koszty zakwaterowania) z tytułu podróży służbowych podlegają w całości zwolnieniu od podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W art. 10 ust. 1 pkt 1 ww. ustawy zostały określone źródła przychodów, którymi między innymi są: stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.

W myśl art. 12 ust. 1 ww. ustawy, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za nie wykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty, niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika, do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Na podstawie ww. przepisu przysługujące pracownikom z tytułu odbytej podróży służbowej, w terminie i w miejscu określonym przez pracodawcę, diety oraz zwrot kosztów za przejazdy, dojazdy, noclegi, a także inne wydatki określone przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb podlegają zwolnieniu od podatku dochodowego od osób fizycznych. Zwolnienie to dotyczy jednakże kwot limitowanych przez odrębne ustawy lub rozporządzenia.

W przypadku podróży służbowej wykonywanej na terenie Polski limitem będą wielkości wynikające z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1990 ze zm.).

 Podkreślenia jednakże wymaga, iż warunkiem niezbędnym dla skorzystania ze zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a cyt. ustawy jest odbycie przez pracownika podróży służbowej. Przepisy prawa podatkowego nie zawierają definicji podróży służbowej. Dlatego też w kwestii tej należy posłużyć się definicją zawartą w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.).

Stosownie do treści art. 775 §1 Kodeksu pracy, pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Zatem podróżą służbową jest każdy wyjazd pracownika na polecenie pracodawcy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza miejsce pracy – w celu wykonania zadania służbowego.

W myśl art. 775 §2 Kodeksu pracy, minister właściwy do spraw pracy określi, w drodze rozporządzenia, wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Rozporządzenie powinno w szczególności określać wysokość diet, z uwzględnieniem czasu trwania podróży, a w przypadku podróży poza granicami kraju - walutę, w jakiej będzie ustalana dieta i limit na nocleg w poszczególnych państwach, a także warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków.

Przepis art. 775 §3 Kodeksu pracy, stanowi, iż warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż wymieniony w §2 określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.

Zgodnie z treścią art. 775 §5 Kodeksu pracy, w przypadku, gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera postanowień, o których mowa w §3, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów, o których mowa w §2.

Należy jednak podkreślić, że pojęcie „podróż służbowa pracownika” zdefiniowane w art. 775 §1 Kodeksu pracy oraz regulacje dotyczące wysokości i warunków ustalania należności przysługujących pracownikom za czas podróży służbowej należą do zakresu prawa pracy, a w konsekwencji rozstrzygnięcie kwestii dotyczącej obowiązku, czy zasadności wypłacania diet i innych należności za czas podróży służbowej nie leży w kompetencji organów podatkowych.

Na podstawie §3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów:

  • przejazdów,
  • noclegów,
  • dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
  • innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Jeżeli podróż służbowa trwa dłużej niż dzień i zaistnieje konieczność zatrzymania się na nocleg, wówczas pracodawca jest zobowiązany do:

  • zapewnienia noclegu delegowanemu albo
  • pokrycia wydatków poniesionych na zakwaterowanie.

Zwrot kosztów związanych z noclegiem pracownika w czasie podróży służbowej, zgodnie z §7 ust. 1-3 ww. rozporządzenia, następuje:

  • w wysokości potwierdzonej rachunkiem lub
  • w formie ryczałtu w wysokości 150% diety za każdy nocleg, jeśli pracownikowi nie zapewniono bezpłatnego noclegu i nie przedłożył on rachunku za hotel – pod warunkiem, że nocleg trwał co najmniej 6 godzin między godzinami 21:00 i 7:00.

Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu (§7 ust. 4 ww. rozporządzenia).

Zwrot wydatków w części przekraczającej ww. limity stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy, podlegający opodatkowaniu. W takiej sytuacji, zgodnie z art. 31 ww. ustawy, pracodawca pobiera zaliczkę na podatek dochodowy na ogólnych zasadach.

Zatem tylko w powyższych okolicznościach świadczenia otrzymane w związku z odbyciem podróży służbowej mogą korzystać ze zwolnienia, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Biorąc powyższe pod uwagę, w niniejszej sprawie nie znajdzie zastosowania przepis art. 21 ust. 1 pkt 19 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, gdyż dotyczy on sytuacji, w której pracodawca pokrywa koszty zakwaterowania pracownika w związku z jego miejscem zamieszkania znajdującym się poza zakładem pracy. Zatem nie ma on odniesienia do świadczeń związanych z podróżą służbową.

Ponadto, zauważyć należy, że zgodnie z treścią art. 21 ust. 1 pkt 14 ustawy o podatku dochodowego od osób fizycznych, wolne od podatku dochodowego są kwoty otrzymywane przez pracowników z tytułu zwrotu kosztów przeniesienia służbowego oraz zasiłków na zagospodarowanie i osiedlenie w związku z przeniesieniem służbowym, do wysokości 200% wynagrodzenia należnego za miesiąc, w którym nastąpiło przeniesienie.

Reasumując, jeżeli pracownicy wykonywać będą czynności na podstawie polecenia służbowego i wyjazdy te będą podróżą służbową w rozumieniu cytowanego wyżej art. 775 §1 Kodeksu pracy, to zostaną spełnione przesłanki do zastosowania zwolnienia wynikającego z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zatem, sfinansowanie przez spółkę kosztów zakwaterowania pracowników podczas podróży służbowej spowoduje powstanie dla tychże pracowników przychodu zwolnionego od podatku dochodowego na podstawie ww. przepisu.

powrót Podatki dochodowe Koszt zakwaterowania w związku z podróżą służbową

Szukaj:


Porady podatkowe

Reklama

Twoje podatki
- nasze rozwiązania!
_______________________________________________________

Reklama

_______________________________________________________