ekspertax

  • Zwiększ rozmiar czcionki
  • Domyślny  rozmiar czcionki
  • Zmniejsz rozmiar czcionki
powrót ZUS i Prawo pracy Archiwizacja dokumentów pracowniczych

środa, 19 października 2011 12:46

Archiwizacja dokumentów pracowniczych

Opublikowane przez:  Zespół Ekspertax

Sprawdź ile czasu powinna być przechowywana dokumentacja pracownicza oraz dokumentacja płacowa i czy może być przechowywana w formie elektronicznej.

 

Odpowiadając na pytanie w sprawie ewentualnych zmian w przepisach dotyczących archiwizacji dokumentów pracowniczych, należy wskazać, że kwestie związane z okresem przechowywania dokumentów związanych ze stosunkiem pracy uregulowane są w przepisach ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2011 r. nr 123, poz. 698) oraz ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. z 2009 r. nr 153, poz. 1227 z późn. zm.).

Zgodnie z przepisem art. 51u ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach dokumentacja pracownicza powinna być przechowywana przez 50 lat, licząc od dnia zakończenia stosunku pracy u danego pracodawcy, a dokumentacja płacowa - także 50 lat, z tym że licząc od daty jej wytworzenia.

Jednocześnie w świetle przepisu art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.

Regulacje dotyczące 50-letniego minimalnego okresu przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej gwarantują pracownikom prawo do informacji o ich okresach zatrudnienia oraz o okresach składkowych w zakresie ubezpieczeń społecznych.

Zagwarantowanie pracownikom możliwości dostępu do dokumentacji osobowej pochodzącej z odległych lat jest istotne z punktu widzenia pracownika, bowiem organ rentowy, ustalając prawo do świadczenia oraz jego wysokość, uwzględnia wyłącznie niepodważalnie udokumentowane okresy zatrudnienia i wysokość zarobków.

Nałożenie na pracodawcę obowiązku przechowywania dokumentacji płacowej przez 50 lat jest konsekwencją wydłużenia okresu, z którego zarobki mogą stanowić podstawę wymiaru świadczeń emerytalno-rentowych, w szczególności wprowadzenia przepisu umożliwiającego przyjęcie do podstawy wymiaru świadczenia zarobków z 20 lat wybranych z całego okresu pracy. Rozwiązanie to zabezpiecza także interesy osób urodzonych po 1948 r. objętych nowym systemem emerytalnym, które będą występować o ustalenie kapitału początkowego za staż pracy sprzed 1999 r. nawet za kilkadziesiąt lat. Ponadto organ rentowy, ustalając prawo do emerytury, może stwierdzić konieczność dokonania korekty danych zawartych na indywidualnym koncie prowadzonym przez ZUS, dotyczącym ubezpieczenia po 1998 r., zatem brak dokumentacji płacowej i osobowej uniemożliwiłby postępowanie wyjaśniające.

W odniesieniu do kwestii umożliwienia prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej Minister Pracy i Polityki Społecznej w piśmie z dnia 25 sierpnia 2011 r. Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej wyraziło swoje stanowisko w sprawie barier wynikających ze stosunków pracy (SPS-023-23897/11) wyjaśnił, że problem ten jest mu znany. Jednocześnie poinformował, że przygotowany w Ministerstwie Gospodarki rządowy projekt założeń do projektu ustawy o redukcji obowiązków informacyjnych oraz o ograniczaniu barier administracyjnych dla obywateli i przedsiębiorców zawierał propozycję dopuszczenia, jako alternatywnej do papierowej, elektronicznej formy przechowywania dokumentacji pracowniczej. Propozycja ta miała dotyczyć nie tylko dokumentacji pracowniczej, ale także innej dokumentacji gromadzonej przez różne podmioty.

Kilkumiesięczne prace nad tym projektem i ocena zagrożeń, które mogłyby powstać w związku z dopuszczeniem elektronicznej formy przechowywania różnej dokumentacji (brak regulacji prawnych zapewniających ochronę danych osobowych, gwarancje w procedurach sądowych, koszty i uciążliwości związane z przejściem z papierowej na elektroniczną formę), skutkowały rezygnacją z tych propozycji. W związku z tym projekt ustawy (druk sejmowy nr 4461, obecnie procedowany) nie przewiduje możliwości przechowywania dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej.

W Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej prowadzone są obecnie prace analityczne w powyższym zakresie, jednakże umożliwienie prowadzenia jako alternatywnej dla papierowej elektronicznej formy przechowywania dokumentacji pracowniczej wymagałoby zmian systemowych w przepisach prawa pozostających w zakresie działania nie tylko ministra pracy i polityki społecznej, ale także w przepisach pozostających w kompetencji innych ministrów.

powrót ZUS i Prawo pracy Archiwizacja dokumentów pracowniczych

Szukaj:


Porady podatkowe

Reklama

Twoje podatki
- nasze rozwiązania!
_______________________________________________________

Reklama

_______________________________________________________