ekspertax

  • Zwiększ rozmiar czcionki
  • Domyślny  rozmiar czcionki
  • Zmniejsz rozmiar czcionki
powrót Podatki dochodowe Dokumentowanie dla celów podatkowych wydatków związanych z podróżami służbowymi pracowników

czwartek, 20 października 2011 11:05

Dokumentowanie dla celów podatkowych wydatków związanych z podróżami służbowymi pracowników

Napisane przez  Dorota Ryterska, prawnik

Faktura VAT nie jest jedynym ani uprzywilejowanym dokumentem potwierdzającym istnienie danego kosztu. Sprawdź, jak można udokumentować dla celów podatkowych korzystanie z tanich linii lotniczych, które nie wystawiają biletów w formie papierowej.

Celem minimalizacji kosztów, spółka korzysta z usług tzw. "tanich linii lotniczych". Całość obsługi transakcji następuje przez internet, płatność za bilety lotnicze następuje za pomocą firmowej karty kredytowej. Linie lotnicze nie wystawiają faktur za transakcje. Brak jest też biletów w formie papierowej Pracownik drukuje jedynie tzw. "board pass", który to uprawnia go do wejścia na pokład samolotu.

Celem uzyskania dowodu księgowego dokumentującego koszt spółka drukuje z internetu potwierdzenie rezerwacji, tzw. "travel reciept", który zawiera: dane wystawcy, datę rezerwacji, numer rezerwacji, opis trasy, nazwisko pracownika, kwotę podatku VAT (stawka 0%), wartość usługi która odpowiada obciążeniu kartą kredytową. Brak jest jedynie danych firmowych - są jedynie dane pracownika. Celem uzupełnienia danych spółka przybija pieczątkę firmową i uzupełnia o podpis osoby ze spółki. Całość stanowi dowód księgowy pozwalający zakwalifikować wydatek do ujęcia w księgach rachunkowych i tym samym jako koszt podatkowy.

Druga możliwość to zwykły wydruk bezpośrednio ze strony internetowej, który zawiera podstawowe dane na temat lotu, numer rezerwacji, ceny, nazwiska pracownika. Brak jest pełnych danych adresowych przewoźnika, obciążenia kartą kredytową. Brak jest jedynie danych nabywcy, jedynie dane pracownika. Celem uzupełnienia danych spółka przybija pieczątkę firmową i uzupełnia o podpis osoby ze spółki. Całość stanowi dowód księgowy pozwalający zakwalifikować wydatek do ujęcia w księgach rachunkowych i tym samym jako koszt podatkowy.

Tak udokumentowane wydatki poniesione przez spółkę w związku z podróżami służbowymi jej pracowników mogą zostać zakwalifikowane do ujęcia w księgach rachunkowych i mogą stanowić koszt uzyskania przychodu. Potwierdził to Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach (interpretacja indywidualna z dnia 30 maja 2011 r).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Konstrukcja przepisu dotyczącego kosztów uzyskania przychodów daje podatnikowi możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich kosztów (niewymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o p.d.o.p.), pod warunkiem, że wykaże ich bezpośredni bądź pośredni związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może miech wpływ na wielkość osiągniętego przychodu bądź zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów.

Tak wiec, kosztami uzyskania przychodów są wszelkie, racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, których celem jest osiągniecie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 16 ust. 1 ww. ustawy.

Zatem, aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodów, między tym kosztem, a przychodem musi istnieć związek przyczynowo - skutkowy. Chodzi tu o związek tego typu, że poniesienie kosztu ma lub może mieć wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodu lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów. Nie w każdym oczywiście wypadku związek ten jest wyraźny, co powoduje, iż każdą sytuację należy oceniać odrębnie.

Odnosząc powyższe uregulowanie do wyżej opisanej sytuacji, nie ma żadnych wątpliwości, że koszty podróży służbowych jej pracowników bezpośrednio związane z realizacją zlecenia na rzecz kontrahenta stanowią koszty uzyskania przychodu.

Jednakże, dla możliwości uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu, konieczne jest jego właściwie udokumentowanie.

Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie reguluje sposobu prawidłowego dokumentowania kosztów. Mocą art. 9 ust. 1 nakłada ona jednak na podatników obowiązek prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.

Zasady prowadzenia tej ewidencji przez podatników określa ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).

Przepis art. 20 ust. 1 tej ustawy stanowi, że do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Podstawą takich zapisów są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane "dowodami źródłowymi":

  • zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów,
  • zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom,
  • wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki (art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości).

Podstawą zapisów mogą być również dowody księgowe sporządzone przez jednostkę, wymienione w art. 20 ust. 3 ustawy o rachunkowości.

Zgodnie z art. 20 ust. 3 ustawy o rachunkowości, podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

  • zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione,
  • korygujące poprzednie zapisy,
  • zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego,
  • rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Artykuł 21 ust. 1 powyższej ustawy określa, iż dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

  • określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
  • określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
  • opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
  • datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,
  • podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
  • stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Przepisy art. 20 i art. 21 ustawy o rachunkowości, ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych, zawierające wymienione wyżej elementy.

Ponadto, w szczególnym przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem VAT oraz skup metali nieżelaznych od ludności (art. 20 ust. 4 ustawy o rachunkowości).

Ponadto, jak wynika z orzecznictwa, faktura VAT nie jest jedynym ani uprzywilejowanym dokumentem potwierdzającym istnienie danego kosztu (SA/Bd 1553/03), poniesienie kosztu może być, praktycznie rzecz biorąc, udowodnione każdym dowodem (III SA 1996/02, III SA 3352/99, SA/Ka 1646/95, SA/Rz 151/94, III SA 780/95, I SA/Gd 2620/98), a szczególna forma udokumentowania jako warunek zaliczenia wydatku do kosztów musi wynikać z przepisu prawa podatkowego (SA/Sz 2487/01).

Z przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych wynika, że organ podatkowy ma obowiązek uznać konkretny wydatek za koszt uzyskania przychodu, jeżeli podatnik faktycznie poniesie wydatek, wykaże związek wydatku z uzyskanym lub racjonalnie spodziewanym przychodem i przedstawi dowód umożliwiający obiektywną ocenę przez organy, że powyższe okoliczności miały miejsce.

Zatem przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie przewidują szczególnej formy dokumentu, który stanowiłby podstawę do odliczenia wydatku. Wystarczy, że podatnik wykaże, że dany wydatek został poniesiony i że jego poniesienie ma związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Takie stanowisko potwierdzają orzeczenia sądów administracyjnych (I SA/Op 6/08, I SA/Po 1608/07, I SA/Gd 289/07, FSK 2716/04, III SA 2287/03, III SA 3041/02).

Dodatkowo należy zaznaczyć, iż zgodnie z ugruntowanym w orzecznictwie poglądem, dokumenty potwierdzające dokonanie konkretnej transakcji, które nie spełniają wszystkich wymagań określonych w art. 21 ustawy o rachunkowości, nie mogą być automatycznie pominięte jako dowody świadczące o poniesionych kosztach. Dotyczy to w szczególności sytuacji, gdy uchybienia formalne są niewielkie, np. brak jest elementów, które mogą być uzupełnione, a fakt dokonania transakcji nie budzi wątpliwości i może być potwierdzony przez kontrahenta.

W związku z powyższym, w odniesieniu do opisanej sytuacji należy stwierdzić, że wydatki poniesione przez spółkę w związku z podróżami służbowymi jej pracowników udokumentowane w opisany wyżej sposób i ujęte w księgach rachunkowych są wystarczającym dowodem aby zaliczyć te wydatki do kosztów uzyskania przychodu. Nawet drobne błędy formalne w dowodzie księgowym nie dyskwalifikują go jako kosztu uzyskania przychodu.

Dowód księgowy dokumentujący koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, które nie są wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, który będzie właściwy dla wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych będzie również stosownym dokumentem dla celów podatkowych.

Reasumując, spółka w oparciu o posiadane dokumenty, tj. wydruki ze strony internetowej przewoźników lotniczych, może uznać wydatki związane z zakupem biletów lotniczych za koszty uzyskania przychodu, stosownie do art. 15 ust. 1 ww. ustawy.

powrót Podatki dochodowe Dokumentowanie dla celów podatkowych wydatków związanych z podróżami służbowymi pracowników

Szukaj:


Porady podatkowe

Reklama

Twoje podatki
- nasze rozwiązania!
_______________________________________________________

Reklama

_______________________________________________________