ekspertax

  • Zwiększ rozmiar czcionki
  • Domyślny  rozmiar czcionki
  • Zmniejsz rozmiar czcionki
powrót Podatki dochodowe Zwrot kosztów wyżywienia za czas delegacji przekraczający wysokość diet

piątek, 03 lutego 2012 09:10

Zwrot kosztów wyżywienia za czas delegacji przekraczający wysokość diet

Opublikowane przez:  Zespół Ekspertax

Sprawdź skutki podatkowe zwrotu pracownikom kosztów wyżywienia podczas podróży służbowych krajowych i zagranicznych, udokumentowanych fakturami VAT, bądź rachunkami wystawionymi na pracodawcę, w przypadku gdy przekraczają one ustanowione limity.

W celu wykonywania swojej działalności spółka zatrudnia pracowników, którzy wykonują obowiązki na podstawie umów o pracę zawartych zgodnie z polskimi regulacjami w zakresie prawa pracy. Wykonywanie obowiązków służbowych pracowników wiąże się często z koniecznością odbywania podróży służbowych (delegacji), zarówno krajowych, jak i zagranicznych. Spółka zamierza rozliczać koszty wyżywienia w czasie podróży służbowych dokonując zwrotu pracownikom kosztów wyżywienia, udokumentowanych fakturami VAT, bądź rachunkami wystawionymi na spółkę, zapewniać pracownikom karty kredytowe należące do spółki, dzięki którym pracownicy będą mogli bezpośrednio płacić za posiłki w czasie podróży służbowych.

W konsekwencji spółka nie będzie wypłacać pracownikom diet z tytułu podróży służbowej. Wyjątkiem będzie sytuacja, gdy pracownik będzie dokonywał płatności za usługi gastronomiczne za pomocą karty kredytowej należącej do spółki w czasie podróży zagranicznej. W takim przypadku wypłacane będzie 25% należnej diety.

Spółka zamierza określić powyższy sposób rozliczania delegacji w regulaminie wynagradzania pracowników w punkcie dotyczącym podróży służbowych oraz dodatkowo ustalić dla całej organizacji maksymalny limit kosztów wyżywienia całodziennego na poziomie 150 zł.

Zasadniczo więc kwota zwrotu zawsze dokładnie pokrywałaby się z przedstawioną przez pracownika fakturą lub rachunkiem do wysokości określonego limitu. W rezultacie, jeżeli kwota wynikająca z rachunków przewyższa kwotę określonego limitu dziennego, pracownik otrzyma zwrot jedynie 150 zł za każdy dzień podróży. Jeżeli przedstawione rachunki będą dokumentować kwotę niższą niż ww. limit (np. 100 zł) pracownik otrzyma zwrot jej równowartości (100 zł). Z kolei pracownicy korzystający z kart kredytowych będą zobowiązani do zwrotu nadwyżki kwoty udokumentowanej dowodami zakupu nad kwotę limitu.

W ten sposób zwracane pracownikom koszty wyżywienia podczas podróży służbowych (zarówno krajowych, jak i zagranicznych), prawidłowo udokumentowane fakturami i rachunkami wystawionymi na spółkę, w kwocie przekraczającej wysokość diet określonych odpowiednio w rozporządzeniu w sprawie delegacji krajowych oraz rozporządzeniu w sprawie delegacji zagranicznych stanowią przychód opodatkowany podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Ze zwolnienia od podatku określonego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j.: Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 ze zm.) korzystają jedynie kwoty zwrotu do wysokości diet określonych w ww. rozporządzeniach.

Diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika, zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ww. ustawy są wolne od podatku dochodowego do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

 
Zasady przyznawania diet i innych należności z tytułu podróży służbowych zostały określone w:

  • rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1990 ze zm.),
  • rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1991 ze zm.).

Należy zauważyć, że opisane zwolnienie jest limitowane. Wysokość diet i innych należności za czas podróży służbowej, co do których pracodawca może zastosować zwolnienie od podatku dochodowego wyznaczają - w przypadku podróży krajowych - przepisy rozporządzenia ws. podróży krajowych, natomiast w przypadku podróży zagranicznych - rozporządzenie ws. podróży zagranicznych.

Wyjątek od powyższej reguły stanowią jedynie przypadki, w których wysokość świadczeń z tytułu podróży służbowej pracownika określają odrębne ustawy.

Zgodnie z §3 rozporządzenia podróży krajowej, z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów:

  • przejazdów,
  • noclegów,
  • dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
  • innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży krajowej pracownikowi przysługuje dieta obliczona w wysokości i na zasadach określonych w §4 ww. rozporządzenia.

W myśl § 4 ust. 1 cytowanego rozporządzenia, dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży i wynosi 23 zł za dobę podróży. Dieta m. in. nie przysługuje, jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie (§4 ust. 3 pkt 2 ww. rozporządzenia).

Zgodnie z ust. 2 § 4 ww. rozporządzenia, należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania, w następujący sposób:

  • jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
    -   od 8 do 12 godzin - przysługuje połowa diety,
    -   ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości;
  • jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
    - do 8 godzin - przysługuje połowa diety,
    - ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

W myśl §8a ust. 3 ww. rozporządzenia, do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Zatem należności wypłacone pracownikom odbywającym podróż służbową krajową w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, obejmujące, m.in. diety oraz zwrot kosztów za przejazdy, noclegi, dojazdy, a także inne udokumentowane wydatki określone przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb, korzystają ze zwolnienia od podatku dochodowego do wysokości określonej ww. rozporządzeniem.

Stosownie natomiast do §4 ust. 1 rozporządzenia ws. podróży zagranicznej, dieta jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki.

Wysokość diety za dobę podróży w poszczególnych państwach jest określona w załączniku do rozporządzenia (§4 ust. 2 ww. rozporządzenia). W myśl §4 ust. 3 cytowanego rozporządzenia, dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży. Jak stanowi ust. 4§ 4 rozporządzenia, dietę oblicza się w następujący sposób:

  • za każdą dobę podróży przysługuje dieta w pełnej wysokości;
  • za niepełną dobę podróży:
    -  do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety,
    -  ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 1/2 diety,
    -  ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Zgodnie z §5 ww. rozporządzenia, pracownikowi, który otrzymuje za granicą bezpłatne całodzienne wyżywienie lub gdy wyżywienie opłacone jest w cenie karty okrętowej (promowej), przysługuje 25% diety ustalonej w powyższy sposób.

Warunkiem niezbędnym do skorzystania ze zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest odbycie przez pracownika podróży służbowej. Z uwagi na brak definicji podróży służbowej na gruncie prawa podatkowego, do wyjaśnienia tej kwestii należy posłużyć się treścią art. 775 §1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.), zgodnie z którym, pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Jednocześnie należy zauważyć, iż zgodnie z art. 775 §3-4 Kodeksu pracy, pracodawcy spoza sfery budżetowej mogą określać warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju w drodze postanowień układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania, z tym jednakże, że nie mogą oni ustalać diet za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż diety z tytułu podróży służbowej zarówno na obszarze kraju, jak i poza granicami określonej dla pracownika sfery budżetowej.

Co do zasady zatem, obowiązujące u pracodawcy zakładowe regulacje mogą przewidywać korzystniejsze warunki zwrotu należności za podróże służbowe niż wynikające z przepisów wydanych na podstawie art. 775 §2 Kodeksu pracy. W takiej sytuacji pracownik będzie uprawniony do otrzymania zwrotu poniesionych przez siebie wydatków na warunkach określonych w regulacjach zakładowych, bądź określonych w umowie o pracę.

Nie zmienia to jednak faktu, iż na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ze zwolnienia od podatku będzie korzystała wyłącznie ta część otrzymanego zwrotu, która nie przekroczy diety z tytułu podróży służbowych określonych w ww. rozporządzeniach Ministra Pracy i Polityki Społecznej.

W przypadku kosztów wyżywienia w podróżach służbowych krajowych aktualnie będzie to kwota w wysokości 23 zł za dobę podróży służbowej przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia, natomiast w podróżach służbowych zagranicznych - dieta zagraniczna, w wysokości zróżnicowanej odpowiednio do podróży w danym państwie, przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki (§4 ust. 1 i 2 ww. rozporządzenia).

Zatem zwrot kosztów wyżywienia, zarówno do wysokości określonego przez spółkę limitu, jak i poniżej tego limitu, udokumentowanych fakturami VAT, bądź rachunkami wystawionymi na spółkę skorzysta z przedmiotowego zwolnienia wyłącznie do wysokości ustalonej w rozporządzeniach Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie podróży służbowych na obszarze kraju i poza granicami kraju. Nadwyżka podlegać będzie opodatkowaniu, jako przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w powołanym art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W konsekwencji spółka, jako płatnik podatku dochodowego będzie miała obowiązek poboru zaliczki na podatek dochodowy od nadwyżki poniesionych przez pracowników kosztów wyżywienia podczas podróży służbowych (zarówno krajowych, jak i zagranicznych), prawidłowo udokumentowanych fakturami i rachunkami wystawionymi na spółkę, ponad ustalone limity diet określone odpowiednio w rozporządzeniach w sprawie delegacji krajowych i zagranicznych.

Tak uznał w interpretacji indywidualnej z dnia 7 września 2011 r. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie.

powrót Podatki dochodowe Zwrot kosztów wyżywienia za czas delegacji przekraczający wysokość diet

Szukaj:


Porady podatkowe

Reklama

Twoje podatki
- nasze rozwiązania!
_______________________________________________________

Reklama

_______________________________________________________