Jednocześnie oleje smarowe należą do grupy wyrobów akcyzowych, które nie zostały wymienione w załączniku nr 2 do ww. ustawy, co oznacza, iż do wyrobów tych nie mają zastosowania przepisy wspólnotowe określone w dyrektywie 92/12/EWG, dotyczące m.in. obowiązku produkcji w składzie podatkowym i stosowania procedury zawieszenia poboru akcyzy.
Wynika to z faktu, iż zgodnie z art. 20 ust. 1 Dyrektywy Rady 2003/96/WE z dnia 27 października 2003 r. w sprawie restrukturyzacji wspólnotowych przepisów ramowych dotyczących opodatkowania produktów energetycznych i energii elektrycznej, postanowienia Dyrektywy 92/12/EWG w zakresie produkcji i przemieszczania wyrobów akcyzowych (dotyczące m.in. procedury zawieszenia poboru akcyzy) stosuje się na poziomie wspólnotowym wyłącznie do wyrobów energetycznych wymienionych w tym przepisie. W katalogu wyrobów energetycznych, o których mowa powyżej, nie zostały zaś ujęte oleje smarowe oznaczone kodami CN od 2710 19 71 do 2710 19 99.
Tak wynika z interpretacji Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2010 r. w sprawie stosowania procedury zawieszenia poboru akcyzy w przypadku dostawy wewnątrzwspólnotowej olejów smarowych oznaczonych kodem CN 2710 19 71 do 2710 19 99.
Oleje smarowe nie podlegają wspólnotowemu systemowi w zakresie produkcji i przemieszczania wyrobów akcyzowych, dlatego też, co do zasady, podmioty w państwach członkowskich nie posiadają uprawnienia do otrzymywania tych wyrobów w ramach procedury zawieszenia poboru akcyzy. Jednocześnie regulacje krajowe nie mogą nakładać na podatników w innych państwach członkowskich obowiązków, które nie wynikałyby z przepisów prawa wspólnotowego.
W przypadku przemieszczania olejów smarowych w ramach nabycia wewnątrzwspólnotowego lub dostawy wewnątrzwspólnotowej warunkiem stosowania procedury zawieszenia poboru akcyzy jest - zgodnie z art. 41 ust. 4 ustawy o podatku akcyzowym - dołączenie do tych wyrobów dokumentów handlowych zamiast administracyjnego dokumentu towarzyszącego. Podkreślić przy tym należy, iż dokumentów handlowych w rozumieniu art. 41 ust. 4 ww. ustawy nie można utożsamiać z dokumentem handlowym, o którym mowa w art. 41 ust. 6 tej ustawy.
Zgodnie z art. 41 ust. 6 ustawy o podatku akcyzowym, administracyjny dokument towarzyszący może być zastąpiony przez dokument handlowy w przypadku, gdy dokument ten zawiera takie same dane, jakie są wymagane dla administracyjnego dokumentu towarzyszącego. Do dokumentu handlowego zastępującego administracyjny dokument towarzyszący stosuje się odpowiednio przepisy o administracyjnym dokumencie towarzyszącym.
Wynika to z faktu, iż w pierwszym przypadku administracyjny dokument towarzyszący nie jest stosowany w obrocie wewnątrzwspólnotowym, natomiast w drugim przypadku jest on dokumentem, który należy obligatoryjnie stosować na terytorium całej Wspólnoty Europejskiej (w związku z przemieszczaniem w procedurze zawieszenia poboru akcyzy wyrobów objętych systemem zharmonizowanej akcyzy) i który tylko pod pewnymi warunkami, określonymi w art. 41 ust. 6 ww. ustawy, można zastąpić dokumentem handlowym.
Dodatkowo należy zauważyć, że zakończenie procedury zawieszenia poboru akcyzy w stosunku do dostarczanych wewnątrzwspólnotowo olejów smarowych następuje na podstawie art. 42 ust. 1 pkt 7 albo pkt 8 ustawy o podatku akcyzowym. Ponadto podmiot prowadzący skład podatkowy, dokonujący dostawy wewnątrzwspólnotowej ww. wyrobów z zastosowaniem na terytorium kraju procedury zawieszenia poboru akcyzy, jest obowiązany do prowadzenia ewidencji dokumentów handlowych, o których mowa w art. 41 ust. 4 ustawy.
Sposób prowadzenia ewidencji dokumentów handlowych oraz zakres danych, które powinna zawierać ta ewidencja, regulują przepisy Rozdziału 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 lutego 2009 r. w sprawie dokumentacji i procedur związanych z przemieszczaniem wyrobów akcyzowych (Dz.U. nr 32, poz. 229 z późn. zm.).
