ekspertax

  • Zwiększ rozmiar czcionki
  • Domyślny  rozmiar czcionki
  • Zmniejsz rozmiar czcionki
powrót Podatki Podatki dochodowe Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych skanem rachunku

piątek, 21 października 2011 12:38

Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych skanem rachunku

Opublikowane przez:  Zespół Ekspertax

Usługi takie jak tłumaczenie, korekta tekstów, badania rynkowe, pisanie artykułów czy raportów nie zawsze są udokumentowane fakturą VAT.

Czy posiadanie przez podatnika  jedynie wydruku skanu rachunku wystawionego w związku z wykonaniem umowy o dzieło przez osobę fizyczną, niewykonującą jej w ramach działalności gospodarczej, ani jako podatnik VAT oraz wydruku skanu podpisanej przez drugą stronę umowy o dzieło może stać na przeszkodzie w uznaniu wydatku za koszt uzyskania przychodów?

Usługi te wykonywane są zazwyczaj na podstawie umów o dzieło. Kontrahenci mają miejsce zamieszkania w różnych państwach, zarówno Unii Europejskiej, jak i poza nią. Niektórzy są polskimi rezydentami podatkowymi. Czy można zaakceptować skany rachunków wystawianych i podpisanych własnoręcznie przez kontrahentów?

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem ust. 4a i 4f-4h, uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów. Ustawa nie definiuje, co należy rozumieć przez "inny dowód". Bez wątpienia winien on uprawdopodabniać fakt poniesienia kosztu.

Jak stanowi natomiast art. 9 ust. 1 ww. ustawy podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.

Ewidencją tą są m.in. księgi rachunkowe, które statuują szereg wymogów co do dokumentów źródłowych, w szczególności wskazują zaś, co dowód źródłowy winien zawierać.

Zatem to właśnie przepisy o rachunkowości leżą u podstaw zwyczaju księgowania należności z umów o dzieło czy zlecenie na podstawie tzw. rachunków. Nie są to jednakże dokumenty wystawiane na podstawie art. 87 §1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa, gdyż te są zobligowani na żądanie wystawiać jedynie podatnicy prowadzący działalność gospodarczą, a nie wystawiający faktur VAT.

Przepisy podatkowe, w szczególności przepisy o podatku dochodowym od osób prawnych nie narzucają podatnikom obowiązku posiadania oryginału takich "rachunków" wystawianych przez osoby wykonujące umowy o dzieło. Co więcej, przepisy podatkowe (ani żadne inne) nie nakładają na wykonującego umowę o dzieło obowiązku wystawiania takich "rachunków" (gdyby nawet zresztą to czyniły, obowiązek ten zapewne nie stosowałby się do podatników zagranicznych). Trzeba podkreślić zatem, że rachunek, o którym mowa, jest ściśle księgowym dowodem, którego istnienie nie jest wymogiem przepisów prawa podatkowego.

Warto także zauważyć, iż nawet gdyby skan rachunku uznać za wadliwy dokument z punktu widzenia ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, to nie wpływa to automatycznie na możliwość rozpoznania wydatku z niego wynikającego jako kosztu uzyskania przychodów (tak uznał Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 17 czerwca 1991 r., III SA 245/91). Sąd uznał, że przepisy o rachunkowości nie mogą tworzyć ani modyfikować obowiązków podatkowych. Te zaś nie wymagają szczególnego dokumentowania koszów wynikających z zakupu dzieła.

Zatem skan takiego "rachunku" - czyli obraz oryginału - jest zupełnie poprawną podstawą zaksięgowania i rozpoznania kosztu uzyskania przychodów, zwłaszcza że, co trzeba podkreślić - nigdy nie jest wyłączną podstawą. Skoro podatnik dysponuje bowiem również dokumentami (bądź ich skanami) potwierdzającymi zawarcie umowy, może wykazać fakt dokonania przelewu na rzecz kontrahenta oraz innymi środkami udowodnić, iż na jego rzecz została wykonana umowa, której koszt dotyczy. W dalszej zaś kolejności potrafi on wykazać związek pomiędzy poniesionym kosztem a wykazanym przychodem.

Tym samym sam fakt dysponowania przez podatnika jedynie skanem takiego "rachunku" wystawionego przez osobę działającą jako nieprzedsiębiorca nie może stanowić wyłącznej podstawy zakwestionowania wydatku jako koszt uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Umowa o dzieło, która również może stanowić podstawę rozpoznania kosztu, nie wymaga zachowania żadnej formy dla swej ważności. Tym samym nie musi ona również spełniać wymogów formy pisemnej. Istotne jest to, że zawarcie umowy jest natomiast wysoce uprawdopodobnione już przez sam fakt istnienia skanu pisemnego oświadczenia jednej z jej stron.

Na koniec nadmienić trzeba, iż katalog środków dowodowych zawarty w art. 81 Ordynacji podatkowej nie wyklucza możliwości dowodzenia okoliczności takiej jak poniesienie kosztu i jego tytuł wszelkimi środkami dowodowymi, także takimi, które mają postać obrazu (skanu). Przepis ten przykładowo wskazuje, że dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być w szczególności:

  • księgi podatkowe,
  • deklaracje złożone przez stronę,
  • zeznania świadków,
  • opinie biegłych,
  • materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin,
  • informacje podatkowe oraz
  • inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej, z zastrzeżeniem art. 284a §3, art. 284b §3 i art. 288 §2, oraz
  • materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.

Przepis art. 180 Ordynacji podatkowej nakazuje natomiast dopuścić jako dowód wszystko, co nie jest sprzeczne z prawem, a może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy. Nie ma zatem podstaw, aby skany (czy ich wydruki) wyeliminować jako środek wykazujący podstawę poniesienia kosztu.

W świetle powyższego, o ile posiadane przez spółkę skany rachunków spełniają wymogi dowodu księgowego zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, to spółka będzie uprawniona do zaliczenia poniesionych wydatków do kosztów uzyskania przychodów (tak też uznał organ podatkowy - interpretacja indywidualna z dnia 9 września 2011 r. Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach).

powrót Podatki Podatki dochodowe Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych skanem rachunku

Szukaj:


Porady podatkowe

Reklama

Twoje podatki
- nasze rozwiązania!
_______________________________________________________

Reklama

_______________________________________________________