ekspertax

  • Zwiększ rozmiar czcionki
  • Domyślny  rozmiar czcionki
  • Zmniejsz rozmiar czcionki
powrót Podatki Podatki dochodowe Dokumentowanie dla celów podatkowych kosztów ponoszonych przez pracowników w delegacji

czwartek, 20 października 2011 12:23

Dokumentowanie dla celów podatkowych kosztów ponoszonych przez pracowników w delegacji

Napisane przez  Dorota Ryterska, prawnik

Wydatki udokumentowane oświadczeniem pracownika, kwitem na okaziciela lub paragonem fiskalny, częsta sytuacja dokumentowania wydatków poniesionych w czasie delegacji.

Sprawdź, czy oświadczenie pracownika o poniesionych kosztach, kwit na okaziciela lub paragon fiskalny, są wystarczającym dowodem do uznania tych wydatków za koszt uzyskania przychodu.

W ramach prowadzonej działalności, spółka wysyła pracowników w delegacje w celu realizacji powierzonych im zadań służbowych. Zgodnie z wewnętrzną instrukcją krajowych i zagranicznych podróży służbowych, firma zwraca koszty podróży służbowych, w tym koszty przejazdów samochodem prywatnym w wartości wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu oraz inne wydatki ponoszone przez pracownika w związku z realizacją powierzonych zadań, pod warunkiem właściwego ich udokumentowania. Do innych wydatków zostały zaliczone między innymi opłaty za parkingi i opłaty za przejazd płatną autostradą poniesione w ramach wykonywania zadań służbowych.

Za właściwie udokumentowane wydatki, zaliczane do kosztów uzyskania przychodów, spółka uznaje również oświadczenia pracowników o poniesionych kosztach, kwity na okaziciela i paragony z kasy fiskalnej, jeśli były one zaakceptowane przez przełożonego pracownika i zostały poniesione w związku z realizacją zadań służbowych. Dotyczy to:

  • zagranicznych paragonów dokumentujących zakup towarów lub usług za granicą (odpowiednik polskich paragonów fiskalnych),
  • krajowych rachunków ("uproszczone") niebędących fakturami VAT,
  • krajowych lub zagranicznych bilety przewozowych (autobusowych, autokarowych oraz innymi środkami transportu),
  • zagranicznych biletów wstępu (imprezy targowe, okolicznościowe lub podobne, związanych z obsługą prowadzonej działalności gospodarczej),
  • zagranicznych kwitów poświadczających odbycie przejazdu autostradą,
  • dowodów wpłaty dokumentujące wniesienie u konduktora opłaty za przejazd pociągiem (w kraju i za granicą),
  • dowodów wpłaty za wniesienie winiety (w kraju i za granicą),
  • dowodów wpłaty za przyjęcie przesyłki konduktorskiej do przewozu (w kraju i za granicą),
  • dowodów wpłaty za parkingi niestrzeżone (w kraju i za granicą),

dokumentujących poniesione wydatki w związku z realizacją zadań służbowych, uzupełnionych odpowiednim opisem pracownika (wraz z podaniem wymaganych danych nie wymienionych na kwicie) i akceptacją przełożonego, zawierających elementy wymienione w art. 21 ust. 1 pkt 1-4 ustawy o rachunkowości.

Powyższe kwity, pod warunkiem odpowiedniego ich udokumentowania (opisanego powyżej), stanową dla spółki dowody księgowe, będące podstawą ujęcia (zaksięgowania) wydatku w księgach rachunkowych. Potwierdził to Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z dnia 30 listopada 2010 r.

Interpretacja pojęcia "koszty uzyskania przychodów" zawartego w przepisie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, prowadzi do wniosku, że podatnik ma prawo zaliczenia do tej kategorii wszelkich wydatków, pod warunkiem, że:

  • są to koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów,
  • są to koszty poniesione w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,
  • nie są kosztami wymienionymi w art. 16 ust. 1 tej ustawy.

Ponoszone przez spółkę wydatki, opisane powyżej spełniają te warunki. Ponosząc wydatki ewidentnie powiązane z uzyskaniem przychodów, ma ona zatem pełne prawo do zaliczenia ich w poczet kosztów podatkowych.

Nieposiadanie faktury czy rachunku za zakupioną usługę nie oznacza, że wydatek nie został poniesiony i nie wyklucza możliwości uznania go za koszt podatkowy.

Zaznacza to ponadto, że w §5 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania, określono jakie dane musi spełniać paragon fiskalny wydrukowany z kasy rejestrującej. Jednym z tych warunków jest data i godzina rozpoczęcia oraz zakończenia usługi. Pozwala to na stwierdzenie czy posiadany paragon rzeczywiście został wystawiony w terminie, w którym pracownik wykonywał czynności służbowe, co dodatkowo potwierdza okoliczności poniesienia wydatku.

Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie określają zasad dokumentowania zdarzeń gospodarczych. w art. 9 ust. 1 tej ustawy, nakazuje się prowadzenie ewidencji księgowej na podstawie odrębnych przepisów. Powyższy przepis oznacza, iż o ile możliwe jest zarachowanie wydatku jako kosztu zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, dany koszt może zostać rozpoznany jako koszt podatkowy (o ile spełnia przesłanki określone w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych).

Ustawa o rachunkowości określa dokładnie, czym jest dowód księgowy. W art. 21 ust. 1a tego aktu prawnego, ustawodawca uznał, że można zaniechać w dowodzie pewnych danych, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki księgowania. w myśl przepisów ustawy o rachunkowości, aby dokument mógł zostać zakwalifikowany jako dowód księgowy, musi zawierać następujące dane:

  • określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
  • określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
  • opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
  • datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,
  • podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
  • stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania (art. 21 tej ustawy).

Paragony uzupełnione oświadczeniem pracowników spełniają wymogi informacyjne zawarte w ustawie o rachunkowości. A zatem, paragon wraz z załączonym oświadczeniem, które zawiera dane nie wymienione na paragonie są dowodem księgowym w rozumieniu ustawy o rachunkowości.

W tym miejscu wskazać należy, iż paragon oraz kwit na okaziciela, jako zewnętrzne dowody obce otrzymane od kontrahenta, niespełniające wszystkich warunków określonych przepisem art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, mogą być jednak zakwalifikowane jako dowody księgowe będące podstawą do ujęcia ich w kosztach uzyskania przychodów, gdyż zgodnie z art. 21 ust. 1a cytowanej ustawy można zaniechać zamieszczania na dowodzie wymaganych danych, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 5 i 6, a więc między innymi podpisu wystawcy dowodu, jeżeli wynikają one z techniki dokumentowania zapisów księgowych. Dokumenty te powinny być opisane (przez uprawnione osoby) poprzez umieszczenie na nich danych i podpisu osoby, która dokonała opłat oraz opisu operacji gospodarczej, przy zastosowaniu ogólnie ustalonych zasad.

Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie uzależnia powstania kosztu podatkowego od posiadania określonego dokumentu na potwierdzenie jego poniesienia, powołując przy tym orzeczenie Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 13 marca 2001 r. (III SA 68/00), w którym stwierdzono, że nie można uznać, iż podatnik który poniósł faktyczne koszty, ale nie posiada dowodów na ich poniesienie, nie ma prawa zaliczyć tych wydatków do kosztów uzyskania przychodu. Stwierdzono również, że nakaz przestrzegania przepisów ustawy o rachunkowości nie oznacza, że podatnik nie posiadający dowodu (w myśl tej ustawy) może być pozbawiony prawa do odliczeń poniesionych wydatków jako kosztu uzyskania przychodu.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z dnia 5 marca 2004 r. (III SA 1240/2002) orzekł:

"wydatki faktycznie poczynione, a jedynie wadliwie czy też w sposób niepełny udokumentowane, nie mogą być tylko z tego powodu w całości pominięte przy określaniu podstawy opodatkowania, jeżeli mogą być udowodnione dowodami zasługującymi na wiarę".

Niniejsze stanowisko potwierdzają organy podatkowe, m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z dnia 21 lutego 2008 r. (IBPB3/423-334/07/AP) oraz interpretacji ze stycznia 2008 r. (IBPB3/423-224/07/AP), Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie oraz Naczelnik Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego, w postanowieniu z dnia 5 czerwca 2007 r. (1472/ROPI/423-129/07/KUKM).

W związku z powyższym, podatnik ma prawo do zaliczenia wydatków udokumentowanych paragonami fiskalnymi, uzupełnionymi oświadczeniami pracowników, kwitami na okaziciela lub oświadczeniami pracowników o poniesionych kosztach poniesionych w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych przez pracowników, do kosztów uzyskania przychodu.

Zatem wydatki dokumentowane poprzez oświadczenie pracownika o poniesionych kosztach, kwit na okaziciela lub paragon fiskalny (zawierający informacje dotyczące podmiotu świadczącego usługę, jego NIP, datę i czas zawarcia transakcji, kwotę brutto, netto i podatku VAT, poświadczone przez pracownika i jego przełożonego), są wystarczającym dowodem do uznania tych wydatków przez Spółkę za koszt uzyskania przychodu.

powrót Podatki Podatki dochodowe Dokumentowanie dla celów podatkowych kosztów ponoszonych przez pracowników w delegacji

Szukaj:


Porady podatkowe

Reklama

Twoje podatki
- nasze rozwiązania!
_______________________________________________________

Reklama

_______________________________________________________